Dein Restaurant hängt am Büro-PC? So führst du Bestellungen, Speisekarte und Team vom Handy aus

Das Problem: Dein Restaurant hängt am Schreibtisch

In vielen Betrieben gibt es genau einen Ort, an dem sich etwas ändern lässt: der Laptop im Büro oder der PC zu Hause. Dort liegt der Zugang zum Bestellsystem, dort werden Preise gepflegt, Öffnungszeiten eingetragen und Gerichte ausgeschaltet. Im Service ist dieser Ort aber selten erreichbar. Wer kocht, geht nicht für jede Kleinigkeit nach hinten.

Das Ergebnis ist ein Stapel aus Dingen, die „nachher“ erledigt werden: Das ausverkaufte Gericht bleibt online, der Feiertag steht nicht drin, die Zubereitungszeit passt nicht mehr zur vollen Küche. Jede einzelne Sache ist klein. Zusammen entscheiden sie, ob ein Abend ruhig läuft oder ob das Telefon klingelt, weil Gäste etwas bestellt haben, das es nicht gibt.

Dazu kommt, dass oft nur eine Person Zugang hat: der Inhaber. Fällt er aus oder ist unterwegs, kann niemand etwas ändern. Oder es gibt ein gemeinsames Passwort auf einem Zettel an der Kasse – dann kann jeder alles, auch Dinge, die er nicht soll, und niemand weiß hinterher, wer was geändert hat.

Was liegen bleibt, wenn Änderungen bis nach Feierabend warten

Kein Restaurant verliert wegen einer einzelnen verspäteten Änderung seine Gäste. Aber es sind immer dieselben Situationen, die einen Abend kippen lassen:

• Ein Gericht ist aus, steht aber weiter in der Online-Karte – du musst Gäste anrufen, umbuchen oder stornieren
• Die Küche ist voll, die angezeigte Zubereitungszeit aber noch die vom ruhigen Nachmittag – Gäste warten länger als versprochen
• Ein Feiertag oder eine kurzfristige Schließung steht nicht drin – Bestellungen kommen, obwohl niemand kocht
• Die neue Aushilfe hat keinen Zugang und schaut zu, statt Bestellungen anzunehmen
• Ein Fahrer kann die Adresse auf dem Zettel nicht lesen und ruft im Laden an, statt loszufahren
• Neue Bestellungen gehen im Lärm unter, weil der einzige Bildschirm im Büro steht

Was ein Restaurant-Handy heute können muss

Die Lösung ist kein zweiter Bildschirm in der Küche, sondern das Gerät, das ohnehin in jeder Schürze steckt. Egal, welches System du nutzt – prüf es an diesen Punkten:

• Neue Bestellungen melden sich mit Ton, auch wenn die App gerade nicht offen ist
• Gerichte lassen sich mit einem Tipp ausschalten und wieder einschalten, Preise direkt ändern
• Zubereitungszeit, Öffnungszeiten und Liefergebiete stellst du am Handy um, nicht nur am Rechner
• Mitarbeiter bekommen eigene Zugänge mit eigenen Rechten – kein geteiltes Passwort
• Fahrer bekommen alles, was sie brauchen, ohne den Inhaber zu fragen: Adresse, Telefonnummer, Lieferzeit
• Umsatz und Bestellungen des Tages siehst du, ohne den Laptop aufzuklappen

Die Order Terminal Admin-App: schon im Basis-Plan dabei

Genau dafür gibt es die Order Terminal Admin-App für iPhone und Android. Sie kostet nichts extra und ist in jedem Plan enthalten – auch im kostenlosen Basis-Plan, der dauerhaft 0 € im Monat kostet und keine Provision nimmt. Du brauchst also kein Abo, um dein Restaurant vom Handy aus zu führen.

In der App nimmst du Bestellungen an, wählst die Zubereitungszeit und stornierst, wenn es sein muss – bei Online-Zahlung mit Erstattung. Du pflegst die Speisekarte mit Varianten, Toppings und Allergenen, änderst Preise und schaltest Gerichte auf ausverkauft. Öffnungszeiten, Feiertage, Lieferzonen, Rabattcodes und Trinkgeld stellst du dort ebenso ein wie das Reservierungsbuch mit Tischplan und Warteliste. Umsatz, Bewertungen, Buchhaltung und die Einstellungen deiner Website – Design, SEO, Rechtliches, Domain – sind auch da.

Manche Funktionen hängen am Plan, nicht an der App: Den KI-Speisekartenscanner, das Treueprogramm und die E-Mail-Kampagnen nutzt du in der App, sobald sie in deinem Plan stecken – im Premium-Paket für 54 € im Monat, das du 30 Tage kostenlos testen kannst.

Ein Abend mit der App

1. 17:00 – Morgen ist Feiertag. Du trägst ihn in den Öffnungszeiten ein, während der Ofen vorheizt
2. 18:30 – Die erste Bestellung meldet sich mit Ton. Du nimmst sie an und wählst die Zubereitungszeit
3. 19:15 – Der Büffelmozzarella ist alle. Ein Tipp, und das Gericht verschwindet aus der Online-Karte
4. 19:40 – Die Küche ist voll. Du setzt die Zubereitungszeit hoch, bevor die nächsten Bestellungen kommen
5. 20:00 – Der Fahrer scannt drei Lieferbons und fährt los, ohne nachzufragen
6. 22:30 – Feierabend. Ein Blick auf Umsatz und Bestellungen des Tages – und das Gericht wieder einschalten für morgen

Mitarbeiter: eigene Zugänge statt geteiltes Passwort

In der App lädst du Mitarbeiter ein. Jeder meldet sich mit eigenem Zugang an und sieht nur, was er braucht. Für den Anfang gibt es Vorlagen – Service, Küche, Schichtleiter, Aushilfe, Verwaltung –, oder du setzt die Rechte je Bereich einzeln: Bestellungen, Reservierungen, Speisekarte, Marketing, Einstellungen.

Zugänge mit dem Recht „Bestellungen“ gibt es in jedem Plan, auch im Basis-Plan. Wer mehr will – weitere Rechte, Schichtplan mit Schichttausch, Stempeluhr am Restaurant, Urlaub und Krankmeldung –, nutzt die Mitarbeiter-Verwaltung; im Enterprise-Plan ist sie enthalten. Auch das läuft dann in derselben App.

Fahrer: Bon scannen statt Zettel abschreiben

Bei Lieferungen trägt der Bon aus dem Bondrucker einen QR-Code. Der Fahrer öffnet die Admin-App, tippt auf „QR-Code scannen“ und scannt – ohne eigenen Zugang und ohne Login. Er sieht Name, Adresse, Telefonnummer, Lieferzeit und die Bestellung. Die Adresse öffnet sich mit einem Tipp in Google Maps, die Telefonnummer ebenso als Anruf.

Mehrere Bons scannt er nacheinander; die App sortiert sie nach Lieferzeit. Mit dem Scan ist die Bestellung im System abgeschlossen. Dafür brauchst du den Sunmi-Bondrucker, der den QR-Code druckt: im Premium-Paket als Leihgerät inklusive (nach dem Probemonat).

Was weiterhin am Browser besser geht

Ehrlich gesagt: nicht alles steht in der App. Das Konto selbst legst du auf der Website an.

Für den Alltag spielt das keine Rolle. Was sich im Service ändert – Verfügbarkeit, Zeiten, Bestellungen, Team –, geht vom Handy aus. Den Laptop brauchst du dann für die Dinge, für die du dir ohnehin in Ruhe Zeit nimmst.

So startest du

1. Kostenlos im Basis-Plan anmelden – die Bestellseite entsteht sofort
2. Die Admin-App „Order Terminal Admin“ aus dem App Store oder von Google Play laden und als Restaurantbesitzer anmelden
3. Mitteilungen erlauben, damit du jede neue Bestellung hörst
4. Eine Testbestellung aufgeben: Kommt der Ton? Stimmen Preise und Extras?
5. Mitarbeiter einladen und ihnen nur die Rechte geben, die sie brauchen