Eigenes Bestellsystem ohne neues Kassensystem: Warum du für Online-Bestellungen keine teure Kasse brauchst

Bestellsystem und Kasse: zwei Aufgaben

Eine Kasse zeichnet auf, was du verkaufst und kassierst. Sie ist für die Buchführung da und muss in Deutschland strenge Regeln erfüllen. Ein Online-Bestellsystem nimmt Bestellungen entgegen: Der Gast sieht deine Speisekarte, wählt, zahlt bar oder online, und die Bestellung landet in der Küche.

Beides kann in einem Gerät stecken, muss es aber nicht. Viele Restaurants haben längst eine Kasse, die gut funktioniert. Für Online-Bestellungen braucht es dann nicht eine neue Kasse, sondern nur einen Weg, auf dem die Bestellung zuverlässig in die Küche kommt.

Wie Bestellungen ohne neue Kasse ankommen

Bei Order Terminal gibt es drei Wege, und du kannst sie kombinieren. Erstens die Admin-App für Android und iPhone: Jede neue Bestellung kommt mit Ton, du nimmst sie mit einem Tipp an und siehst Gerichte, Extras, Anmerkungen und Adresse. Zweitens das Admin im Browser, etwa auf einem Tablet an der Theke.

Drittens der Sunmi-Bondrucker als Leihgerät. Er druckt jede Bestellung als Bon für die Küche – so wie viele Küchen es vom Portal kennen. Im Premium-Paket ist er nach dem Probemonat inklusive. Eine Kassenanbindung, ein Kassenwechsel oder ein langer Hardware-Vertrag gehören nicht dazu.

Der Ablauf im Alltag

1. Der Gast bestellt auf deiner Bestellseite und zahlt bar bei Lieferung oder Abholung – oder online
2. Die Bestellung kommt mit Ton auf die App oder als Bon aus dem Drucker
3. Du nimmst an, die Küche legt los; der Gast sieht den Status seiner Bestellung
4. Bei Abholung oder Lieferung wird kassiert bzw. ist schon online bezahlt
5. Die Bestellung erfasst du in deiner Kasse so, wie du es mit deiner Steuerberatung vereinbart hast

Und die Kassenpflicht?

Hier ist Ehrlichkeit wichtiger als ein bequemer Satz. Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem wie eine Registrierkasse nutzt, muss nach § 146a der Abgabenordnung jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig und zeitgerecht aufzeichnen, geschützt durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Das gilt für deine Verkäufe – und damit auch für Online-Bestellungen, die du bar kassierst.

Wie genau du Online-Bestellungen in deiner Kasse erfasst, ob bei Annahme oder beim Kassieren, ob als Sammelposten oder einzeln, hängt von deiner Kasse und deinem Fall ab. Das solltest du einmal mit deiner Steuerberatung klären, bevor du startest. Ein Bestellsystem nimmt dir diese Frage nicht ab – eine neue Kasse übrigens auch nicht automatisch.

Online bezahlte Bestellungen laufen über deinen Zahlungsanbieter und tauchen in dessen Abrechnung auf. In Order Terminal siehst du außerdem eine Übersicht deiner Bestellungen und Umsätze, die du an die Buchhaltung weitergeben kannst.

Was ein Bestellsystem ohne Kasse können muss

Wenn das Bestellsystem nicht an der Kasse hängt, muss es die Arbeit in der Küche selbst gut machen. Prüf vor der Entscheidung, ob es diese Dinge kann – und zwar am Handy, nicht nur am Schreibtisch:

• Neue Bestellungen laut und zuverlässig melden, auch wenn das Handy gesperrt ist
• Gerichte und Extras sofort auf ausverkauft stellen
• Lieferzonen mit eigenem Mindestbestellwert und eigener Liefergebühr
• Zubereitungs- und Lieferzeit je nach Andrang anpassen
• Allergene am Gericht und eine Anmerkung des Gastes, die in der Küche ankommt
• Barzahlung und Online-Zahlung nebeneinander
• Eine Übersicht der Bestellungen und Umsätze für die Buchhaltung

Wann sich eine Kassenanbindung trotzdem lohnt

Für ein großes Haus mit vielen Kanälen, mehreren Stationen und eigenem Lager kann es sinnvoll sein, dass Online-Bestellungen automatisch in der Kasse landen. Dann spart die Anbindung Doppelarbeit. Für die meisten Pizzerien, Imbisse und Lieferdienste mit überschaubarem Online-Anteil ist der Weg über App oder Bondrucker einfacher, schneller eingerichtet und ohne Vertragsbindung.

Entscheidend ist nicht, was technisch möglich ist, sondern was in deiner Küche um 19:30 Uhr funktioniert: ein Ton, ein Bon, ein klarer Ablauf.

Checkliste für den Start

• Bestellannahme festlegen: App, Tablet, Bondrucker – oder eine Kombination
• Testbestellung aufgeben und prüfen, ob Ton und Bon in der Küche ankommen
• Mit der Steuerberatung klären, wie Online-Bestellungen in der Kasse erfasst werden
• Zahlungsarten festlegen: bar, online oder beides
• Personal einweisen: Wer nimmt Bestellungen an, wer meldet ein Gericht als ausverkauft?